中國委托公証

問1 我司是香港公司，計劃去廣州註冊內地公司，現需要做【董事決議證明】。我司是獨任董事， 董事不在香港， 可以做嗎？

如果董事不在香港，不可以做。根據2026年3月發布的新公證規則，辦理董事決議證明用於註冊內地公司，唯一董事需親自到委托公証人面前簽署確認函， 確認所提供的唯一董事書面決議是真實的和有效的。不能委派授權代表來香港辦理。

問2 我司是香港公司， 計劃到內地註冊公司， 可以做【公司資料(狀況)證明】格式的委托公証文件嗎？

內地工商管理部門對香港公司去內地註冊公司提供的委托公証文件有不同的格式要求， 即【公司資料(狀況)證明】和簡化版【董事決議證明】兩種格式。如北京市/上海市/廣州市/深圳/四川全省/海南全省等工商管理部門要求做簡化版的【董事決議證明】（同時使用簡化版的【董事決議證明】的省份和城市也在增加之中）。故當事人需要辦理委託公証文件時，首先需詢問委託公証人意見，確定正確格式，以免委托公証文件格式不適當， 在內地不能使用。。

問3 我司是香港公司，計劃到上海註冊內地公司（包括其後內地公司的任何變更），是做【公司資料(狀況)證明】？還是做【董事決議證明】？文件需要蓋中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章嗎？

上海工商管理部門已經規定，去上海註冊內地子公司的香港公司（包括其後因香港公司任何變更導致內地公司需要辦理登記的），須要做簡化版的【董事決議證明】，不能做【公司資料(狀況)證明】。文件是需要在中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章後，內地工商管理部門才會接受。

問4 我司是香港公司，有3位董事，計劃到廣州註冊內地公司，需要全體董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？

就註冊內地公司目的辦理簡化版的【董事決議證明】公証文件，不需要全體董事去委托公証人面簽董事決議，董事決議可以由3位董事自行安排簽名。根據2026年3月新的公證規則，需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。

問5 我司是香港公司，在內地法院起訴內地公司，需要委託內地律師代為訴訟，內地法院要求我司提供香港委託公證授權文件，如何辦？

委託內地律師代為訴訟，香港公司首先需要通過董事決議。董事簽署董事決議後，需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，委托公證人會簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。 。

問6 我司是香港公司，有3位董事，在内地有一个外商投資企業。現在要變更內地外商投資企業的法定代表人。內地工商部門要求我司提供香港委託公證的董事決議。需要3位董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？

香港公司變更內地外商投資企業的法定代表人，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，因此香港公司的董事決議不可以自行簽署， 而是需要3位董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保決議符合全體董事的意願。如果3位董事不能在香港親自在委托公証人面簽董事決議，可以替代的方案是，內地外商投資企業的法定代表人（即通過董事決議將被免任的）在香港親自見委托公証人面簽《離任/變更權益確認書》，確認同意免去內地外商投資企業的法定代表人。委托公証人在收到符合程序的董事決議或《離任/變更權益確認書》，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問7 我司是香港公司，有5位董事，在内地設有一个外商投資企業。香港公司要出售內地外商投資企業的股權。3位董事同意出售股權， 另2位董事不同意出售。我司是否3位董事（符合法定人數）親自去委托公証人面簽董事決議就可以辦理公證嗎？

香港公司出售內地外商投資企業的股權，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，香港公司的董事決議不可以自行簽署，需要香港公司全體董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保全體董事知曉決議及決議符合大多數董事的意願。委托公証人在收到符合程序的公司決議文件後，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將【董事決議證明】提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問8 我司是香港公司，有1位董事，計劃到四川註冊內地公司。我司明白到四川省成都市註冊內地公司，按要求需要做簡化版的【董事決議證明】。我司的董事不方便到内地簽文件，想委託內地的員工簽文件，可以嗎？

簡化版的【董事決議證明】的工作指引是，董事決議內的授權簽字人，必須是香港公司的董事，不能是其他第3人。故董事決議不能委託內地的員工簽文件。

問9 我司是香港公司，在河北省某市設有內地公司，需要將內地公司的股權質押給銀行，並到內地工商部門辦理質押登記。內地工商政府部門通知我司需要辦【公司資料(狀況)證明】。委託公証人要求我司辦【董事決議證明】。我司應該辦什麼類型委托公証文件呢？

香港公司在內地的工商變更登記業務，分散到內地各省市，每一個地區處理的機會相對較少。就需要做什麼類型文件的符合委託公証的規則，當事人應該聽取委託公証人的意見。辦理香港公司內地子公司的股權質押登記事宜，需要辦理的公證文件是【董事決議證明】。當事人公司首先需要通過決議同意股權質押，其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的。完成上述手續後，委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問10 我司是香港公司，在2021年3月1日通過董事決議授權王某代表公司到內地簽署貸款合同，當時沒有公證該份決議。現銀行要求提供公證的董事決議。我司能夠辦2021年3月1日董事決議的公證文件嗎？

委託公證人無法證明一份過去日期的董事決議是否是真實的。可以用的工作方法是當事人公司通過一份現在日期的董事決議，在決議中重新確認或同意2021年3月1日董事決議的內容。其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問11 我司是香港公司，有3位董事，需要和内地公司簽署合作協議。內地公司要求香港公司的法定代表人簽署合同 ，並且要求公證法定代表人身份證明書。我司沒有法定代表人，可以做什麼類型的委托公證文件呢？

可以考虑做【董事決議證明】委託公證文件。和內地的規定不同，香港《公司條例》規定香港公司設有董事職位，但沒有規定法定代表人職位。 如果開展業務的需要，香港公司可以考慮通過董事決議，委任公司的其中一位董事為法定代表人，並授權董事簽署法定代表人證明書。 香港公司為此目的通過的董事決議， 在完成委托公證所需的程序要求後， 委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問12 我司是香港公司，有5位董事，在內地外商投資企業派出的授權代表和有權簽字人董事王某退休了， 需要換董事李某為新的授權代表和有權簽字人。 內地工商部門要求香港公司提供公證的董事決議確認變更，可以做【董事決議證明】公證文件嗎？

可以考虑做【董事決議證明】公證文件。 更換內地的授權代表和授權簽字人是公司重要的決定， 同時也涉及改變個人權益。故香港公司需要通過董事決議確認變更授權代表和有權簽字人這一事項。 如需要將此類決議辦理中國委托公証手續，全體董事需要到香港在委托公証人面前簽署董事決議。如果5位董事無法到香港，替代的方案是，其中一位董事到香港確認董事決議的真實性，及需要原授權代表王某在香港親自見委托公証人，面簽《離任/變更權益確認書》，確認王某同意免去內地外商投資企業的授權代表和授權簽字人。在完成委托公証所需的前述要求後，委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問13 我司是香港公司，在內地開展業務，簽合同前內地合作機構要求公證我司的印章，可以做什麼類型的公證文件嗎？

和內地的公司法規定不同，香港沒有公司印章的登記制度。公司使用何種樣式（圓形或長方形）的印章是由公司董事或董事會決定。故可以通過董事決議，在決議內確認公司採用的印章樣式，然后將董事決議進行公證。該項工作，需要至少一個董事到香港在委托公証人面前簽署確認函，確認董事決議的真實性。委托公証人完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問14 我司是香港公司，在內地起訴内地公司。內地法院要求我司提供在香港合法存在的證明。委托公証人為我司出具了【公司資料(狀況)證明】。 公証文件附件中有一份“該公司的受保護資料”。為什麼需要這份文件？

香港《公司條例》實行新的規定，由2022年10月24日起，公司註冊處不得提供董事的通常住址以及董事、公司秘書等的身份證或護照的完整號碼（前述資料即稱為「受保護資料」）讓公眾查閱。委托公証人在出具公証文書時，需要為內地用文機構提供董事身份證明的完整信息。為此目的，委托公証人需要在公司註冊處查册董事身份證明的完整信息，並體現在公證文書中。該份查冊記錄即為公證文件附件內的“該公司的受保護資料”。

問15 我司是香港公司，有3個董事，到上海註冊公司，因無法確定由哪位董事代表公司簽名，故董事決議同意授權任何一個董事可以代表公司簽名。是否留任何一個董事的簽名在決議內就可以了？

香港公司到上海註冊公司，需要用簡化版的【公司董事決議證明】。簡化版的【公司董事決議證明】文件要求確認公司董事的簽名樣式。如董事決議是授權任何一個董事可以代表公司簽名的，董事決議文件內需要安排3個董事留下簽名樣式，而非其中一個董事的簽名樣式。委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問16 我是內地居民，受僱於內地公司。該內地公司是香港某上市公司（在開曼群島註冊）的子公司。雇主公司向我授出香港上市公司股份認購權利。現在我和內地雇主公司發生勞動合同糾紛，也涉及香港上市公司股份認購權利。內地法院要求將香港上市公司列為關係人，並需提供香港上市公司合法存在的公證文件。我需要辦什麼公證文件？

如果開曼群島公司是香港上市公司，經查冊，該香港上市公司已在香港公司註冊處登記為註冊非香港公司。當事人可以做一份《註冊非香港公司資料(狀況)證明》，證明該香港上市公司的基本資料。 該份文件由委托公証人查冊註冊處登記資料後完成。

問17 香港公司註冊處實行新的制度，從2023年12月27日起，取消公司編號，用香港公司商業登記證號碼前8位數字作為香港公司的"唯一業務識別碼"。此項修訂，對公司類的【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】是否會有影響？

為反映上述法律的修改，從2023年12月27日起，【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】及其他和公司類相關的委託公證文件，需要在“公司編號”的表述上做出調整。具體如下：

首先，在委託公證文件中不再寫原有的公司標號，改為寫商業登記證號碼前8位數字；

其次，在委託公證文件中，增加標注『原公司編號，於2023年12月21日起。被公司的商業登記證號碼8位數字所取代』

第三，需要在委託公證檔的附件內增加一份附件文件，即『公司註冊處發出的有關商業登記證號碼作為唯一業務識別碼的參考文件複印本』。

上述調整修改方便內地用文機構了解香港公司法的最新修改。

問18 【公司董事決議證明可以全國用嗎？】我司是香港公司，在北京參與訴訟案件，需要做《公司董事決議證明》委託內地律師為代理人。我司還沒有確定在內地哪個城市起訴，《公司董事決議證明》公證文件的附註用途，可否不寫特定的城市，而寫“在內地參與訴訟”嗎？

在公證文件上寫明用文的城市是規範公證書使用的重要步驟，方便用文機構核查文件的真實性。內地民事訴訟法律對於訴訟的管轄地有明確的規定，對於特定的案件，可以基本判斷在哪個城市提起訴訟。如果案件可能在一個以上城市展開訴訟或可能有一個以上法院有管轄權的，律師需要選擇合適的法院，公證文件的用途可以寫用於多餘一個以上城市參與訴訟，但不允許籠統地寫“在內地參與訴訟”。

 

實踐中，有關知識產權的侵權糾紛案件，侵權地可能遍布全國各個城市，受托律師需要在各地調查取證及起訴。遇到此類個案，可以由委托公證人為客戶向中國法律服務有限公司提出書面申請，豁免寫公證文件使用的具體城市。

問19 【公司董事決議證明的用途可以是訴訟或仲裁嗎？】我司是香港公司，和杭州企業發生經濟糾紛，需要辦理委托公證文件，委託內地律師為代理人。我司還沒有確定是進行訴訟，還是提起仲裁。《公司董事決議證明》公證文件的附註用途，可否寫“在浙江省杭州市參與訴訟和仲裁”嗎？

內地的民事訴訟法及仲裁法均規定，如果當事人之間已達成書面的仲裁協議，不得向人民法院起訴。除非沒有仲裁協議，當事人可以向人民法院起訴。故對於已發生糾紛的案件，是採用訴訟或仲裁，在案件的初始階段應該是明確的，即『或審或裁』。故當事人在委託辦理《公司董事決議證明》時，對於採用訴訟或仲裁，應該是已經有確定的方案。因此公證文件的用途只能選擇一種參與訴訟或參與仲裁。

問20 【上海用的公司董事決議證明有什麼特別要求】我司需要去上海設立外商投資企業， 去上海用的《公司董事決議證明》需要特別留意什麼嗎？

去上海辦理工商登記，需要採用簡化版《公司董事決議證明》格式。董事決議的內容除了同意設立外商投資企業外，上海的工商登記機構要求董事決議的有權簽字人必須是公司董事，同時在董事決議內必須要寫清楚授權董事的回鄉證號碼。

“公司迄今仍存在證明”是證明香港公司維持良好註冊地位的文件。該文件的公證需要和公司註冊證書和商業登記證一併辦理。如果公司曾改名，需要一併附上過往所有的公司更改名稱證書。如果公司是在2023年12月27日前註冊的， 還需要附上公司註冊處發出的證明該公司編號變更為商業登記證號碼的參考文件。

問22 【公司董事決議證明】A公司是香港公司，需要在內地簽貸款合同。內地銀行要求A公司委任“法律負責人”代表簽署合同，並提供公司委任文件的公證文件。如何辦理委任公司的法律負責人的公證文件呢？

香港公司條例規定，有權代表香港公司對外簽署文件的是公司董事，公司委任的授權代表及有權簽字人。“法律負責人”並非法律用語，概念不清楚，難以確定其權限範圍。建議用法律術語“董事或授權代表或有權簽字人”。A公司可以按章程規定通過董事決議委任董事或授權代表代表公司簽署文件。並按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。

問23 【公司董事決議證明】A公司有2個董事，其中一名董事王生是內地人，王生沒有護照。公司秘書在委任王生擔任董事時，在表格ND2A上護照欄目的上端空格位置填報了其中國身份證號碼。由於考慮到香港受保護資料的規定，公司秘書填報了王生內地身份證部分號碼。現在A公司通過決議在內地設立外商投資企業， 要求辦理《公司董事決議證明》。A公司登記文件會否需要更正？

辦理《公司董事決議證明》的公證文件，需要清楚寫明公司董事的姓名及其個人身份資料信息，以便內地機構可以核實。現行香港公司註冊登記制度的受保護資料制度，允許持香港身份證或海外護照的董事只向公眾披露證件部分號碼，無需披露全部號碼，以保護個人私隱。律師或法律允許的其他專業工作者為工作需要，得到授權可以查冊到相關董事的身份證明文件/或護照的全部號碼。如果在董事委任文件中披露董事的部分中國身份證號碼，律師無法通過查冊受保護資料獲得該董事中國身份證的全部號碼，無法完成《公司董事決議證明》所需的全部資料記載。

 

本案中A公司需先安排更正董事身份登記信息，可以考慮或披露董事的全部內地身份證號碼，或用該董事的護照為登記身份證證件替代。完成文件更新後，按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。

辦理《公司董事決議證明》的公證文件，重要的步驟是需要在香港公司註冊處核實公司董事的登記信息，確保簽署決議的董事資料和公司註冊處登記資料是一致。香港公司條例規定，公司董事可以辭去董事職位(公司章程另有規定的除外)。但如公司董事自行提交公司秘書及董事辭職通知書表格（即表格ND4）給公司註冊處後，公司本身仍需要向公司註冊處提交更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)（即表格ND2A）申報公司董事辭職。

 

上面個案中，B公司董事自行提交了公司秘書及董事辭職通知書，B公司需要向公司註冊處提交更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)後，才能辦理《公司董事決議證明》公證文件。

問25 公司董事決議證明】王生持有一間香港Y公司，是唯一股東，由劉小姐擔任唯一董事。劉小姐持有一間內地的開心有限公司，是開心有限公司的唯一股東和董事。現在Y公司需要收購內地的開心有限公司。Y公司通過唯一董事決議，要求辦理公司《公司董事決議證明》公證文件，可以辦理嗎？

香港公司章程，通常有規定董事不能對自身有利益衝突的決議參與表決，除非公司其他董事同意豁免有利益衝突的董事無需遵從公司章程的規定。

 

本案中，如果Y 公司的章程有相同的規定，不允許有利益衝突的董事參與表決，則劉小姐不能代表公司作出董事決議，因為被收購的開心有限公司是屬於劉小姐個人，通過的決議存在個人利益。另由於劉小姐是公司唯一董事，也無其他董事可以做出豁免。故劉小姐不可以簽署公司的董事決議收購開心有限公司。對於此項收購，Y 公司可以考慮通過股東決議來批准。辦理《公司股東決議證明》的公證文件。

問26 【公司董事決議證明】香港X公司有張生和王生2個董事，張生和王生合共持有X公司20%的股份，其餘股份由8位股東持有。X公司在內地持有一幢寫字樓。現張生和王生通過公司董事書面決議，同意出售內地的寫字樓。這份董事決議可以辦理《公司董事決議證明》的公證文件嗎？

香港公司章程，通常規定董事行使公司的管理權包括董事享有簽訂合約，購買和處置及抵押資產的權利。但也有一些香港公司的章程，為了保護股東，限制董事行使權利損害股東的利益，章程內會有特別的規定。規定董事不能通過某些決議如不能出售公司資產，不能抵押公司的資產，除非得到股東決議的批准及授權。

 

本案中，X公司是由10個股東組成的公司，其章程中有特別規定，公司如處置及抵押和出售公司的資產，需要得到公司持有75%或以上股東的同意。因此由董事張生和王生通過的出售內地寫字樓的董事決議，並不是一個有效的決議，還需要提供股東決議。X公司需要通過股東決議，批准出售內地寫字樓後，再辦理《公司董事決議證明》的公證文件。

問27 【公司董事決議證明】開心有限公司需要去廣州註冊設立外商投資企業。王生是唯一股東和董事。王生提供了唯一董事書面決議，股東名冊和沒有董事證件號碼的董事名冊，因為公司秘書堅持董事名冊內的董事證件號碼是受保護的資料，只需披露部分號碼。開心有限公司的文件可以辦理去廣州註冊外商投資企業用的《公司唯一董事決議證明》及辦理公證文件轉遞嗎？

公司註冊處實行的受保護資料制度，是為了保護董事隱私。該制度適用於公司註冊登記和其後董事變更申報表格和周年申報表中是否向公眾披露董事資料的安排。而香港公司董事名冊是公司需要保留的法定文件，必須記錄的內容則受《公司條例》第643條的規管。就董事名冊而言，《公司條例》要求載有每名董事現時姓名、曾用名(如有)、通常住址及通訊地址及身份證號碼或(如該董事沒有身份證)所持有的任何護照號碼及簽發的國家。故此，開心有限公司需要先修正董事名冊，記載公司董事的證件全部號碼，其後辦理《公司唯一董事決議證明》及辦理公證文件的轉遞。

問28 【公司董事決議證明】王生是樂樂有限公司的唯一董事，2019年王生用中國護照辦理公司註冊手續。現在王生已獲批香港身份證。樂樂有限公司在申報2023年周年申報表時，將王生的身份證明文件更新為香港身份證號碼。現在樂樂有限公司需要去山東青島設立外商投資企業，要求辦理《公司唯一董事決議證明》及公證文件的轉遞，樂樂有限公司的文件辦理公證文件的轉遞嗎？

董事在公司註冊處登記身份證明文件的更新，首先需要提交“更改公司秘書及董事詳情通知書（即表格ND2B）更新登記資料。其後才可在周年申報表的身份文件欄目更新董事身份證明文件。上述案例中，樂樂有限公司需要為董事王生先提交表格ND2B更新董事身份資料為香港身份證，其後才可辦理《公司董事決議證明》及辦理公證文件的轉遞。

問29 【股權質押登記的董事決議證明】香香有限公司在寧波有一間子公司。寧波子公司向當地銀行借款，銀行要求香香有限公司將持有寧波公司的股權質押給銀行，並要求提供公證文件。香香公司不知道如何辦？

香港公司（私人有限公司）質押持有的內地公司股權需要通過公司董事決議，並做《公司董事決議證明》的公證文件（不能做【公司資料(狀況)證明】）。在董事決議中確認同意提供股權質押及確定授權簽名人和提供公司印章的樣式。對於實行簡化版董事決議證明的省份及城市，需要用簡化版來呈現股權質押登記公證文件。對於未實行簡化版公司董事決議證明的省份及城市，可以用普通版的董事決議證明來呈現公證文件。該類公證文件在內地對應的使用部門是工商機關或市場監督管理部門。

 

如果提供股權質押的主體是內地上市公司下屬的香港公司，簡化版的公司董事決議證明格式不適用，需要使用普通版的公司董事決議證明。該類公證文件在內地對應的使用部門是證券登記機構（即證券結算交易機構）。

問30 【有限合夥基金資料證明書】小馬有限合夥基金是在香港按《有限合夥基金條例》註冊的有限合夥基金，現在該基金需要投資一間在內地註冊的有限公司。內地合作方要求投資方提供公證文件，證明其合法存在。小馬有限合夥基金的普通合夥人是陽光管理有限公司，不知道如何辦？

有限合夥基金其法律性質是合夥，可以做《有限合夥基金資料證明書》。確認小鸟有限合夥基金的基本登記資料包括基金名稱，登記號碼，投資範圍，普通合夥人公司名稱，投資經理，負責人等資本資料。

問31 【有限合夥基金聲明書】小馬有限合夥基金是在香港按《有限合夥基金條例》註冊的有限合夥基金，該基金要投資內地註冊的有限公司的股權。內地公司的股東無法確定小馬有限合夥基金誰可以代表基金公司簽文件。小馬有限合夥基金需要出具什麼文件可以解決授權代表的問題？

小馬有限合夥基金需要做《有限合夥基金聲明書》，由有限合夥基金的普通合夥人或普通合夥人的授權代表簽署。內容包括註冊日期，註冊辦事處地址，投資範圍，普通合夥人，投資經理，負責人等基礎資料。同時普通合夥人還需要通過書面決議，確認授權代表的人選及決議的具體內容。決議內的授權代表需要親自到委托公證人面前簽署決議及《有限合夥基金聲明書》。並由委托公證人將簽妥的文件提交中國法律服務(香港)有限公司加蓋轉遞章。

問32 【有限合夥基金的普通合夥人是一間有限公司】小馬有限合夥基金是在香港按《有限合夥基金條例》註冊的有限合夥基金，其普通合夥人不是自然人， 而是一間香港註冊的陽光有限公司。在辦理《有限合夥基金聲明書》的同時，陽光有限公司需要做公證文件嗎？

需要在做《有限合夥基金聲明書》的同時，為普通合夥人陽光有限公司一併做一份《公司董事決議證明》。陽光有限公司是一間香港註冊的有限公司，公司的董事如要作為普通合夥人的授權代表去管理小馬有限合夥基金，需要通過董事決議做出授權。陽光有限公司的董事需要親自到委托公證人面前簽署董事決議。普通合夥人陽光有限公司的《公司董事決議證明》和小馬有限合夥基金《有限合夥基金聲明書》一併提交中國法律服務(香港)有限公司加蓋轉遞章後完成此項工作。

問33 【公司董事決議證明】檸檬有限公司是在香港註冊的公司，在國內經常會有訴訟，需要委託律師處理，因此不時要做《公司董事決議證明》委託律師。2026年3月新的公證規則實行以後，辦理《公司董事決議證明》公證需要董事親自來香港辦理。董事覺得不方便，故致電律師行希望飛來一次香港做幾份不寫城市和用途的《公司董事決議證明》備用，不知是否可以？

【公司董事決議證明】文件的製作原理是，公司有一個特定的事件/特定的工作項目，需要通過董事決議做出一個決定去處理。因此每一份【公司董事決議證明】內董事決議均有特定的內容及就該內容做出的決定，如同意投資/同意授權等。 同時【公司董事決議證明】也會有特定的用途及需要使用的城市。如果證明是備用性質，即特定的事件/特定的工作項目還沒有發生，就無法形成董事決議。所以為方便以備用方式辦理【公司董事決議證明】是不可操作的。

問34 為什麼需要辦理證明內地的“我”等於香港的“我”的《確認身份為同一人聲明書》？

現在越來越多的內地居民移居香港，成為香港永久居民。申請回鄉證後，內地的戶口和內地身份證會被註銷。因此用內地身份證在國內購買的物業及開立的各類賬戶包括個人的社保、保險、互聯網上的實名登記賬戶、驾驶执照、用內地身份證登記擔任股東和董事等個人信息都需要更新。

 

雖然內地的“我” 和香港的“我”個體上沒有變化，但當事人“我”所持的身份證件不同了，對內地政府監管機構或服務供應商如銀行、網站而言，需要一份文件來證明當事人身份文件的變化，並協助更新個人信息。所以當事人就需要主動辦理《確認身份為同一人聲明書》公證文件，證明「內地的我」就是「香港的我」。主動向內地機構提交證明文件，方便內地官方機構和服務供應商更新當事人證件資料， 也有助於當事人身份證件變更後在內地的生活和投資活動。

問35 《確認身份為同一人聲明書》有有效期嗎？

《確認身份為同一人聲明書》有當事人在香港簽名的日期，也有律師見證當事人簽文件的日期。那文件是否永遠有效？就文件的實體內容而言，內地的“我”等於香港的“我”這一聲明的事實是不變的，但因《確認身份為同一人聲明書》中確認了回鄉證的發出日期和證件號，附件中有香港身份證證件和回鄉證的複印件。如當事人的香港身份證從香港居民更換為香港永久居民， 或當事人申請新的回鄉證，那《確認身份為同一人聲明書》這份文件的內容就需要更新。

問36 我不在香港， 可以做《確認身份為同一人聲明書》嗎？

按現行中國委托公証人的服務規則，中國委托公証人只可以在香港見証當事人簽署《確認身份為同一人聲明書》文件。所以如果當事人不在香港，就不可以做《確認身份為同一人聲明書》文件。

問37 《確認身份爲同一人聲明書》的用途可以怎樣寫？

《確認身份爲同一人聲明書》主要用於更新當事人在內地的財產個人登記信息。常見的用途有以下幾方面：
a.辦理房產持有人登記資料更新；
b.銀行帳戶資料、社會保險帳戶資料更新；
c.實名註冊之各互聯網用戶帳號信息更新；
d.駕駛執照資料更新。

問38 我的房產在全國各地，《確認身份爲同一人聲明書》的用文城市可以寫“中國境內” 嗎？

根據公証規則，《確認身份爲同一人聲明書》必須寫清楚使用文件的具體城市，不能概括地寫“文件限於在中國境內使用”， 但可以寫一個以上的城市。當事人需要列舉可能用文件的具體城市寫在文件內。

問39 內地機關要求我提交的公證文件蓋有“轉遞章”， 你司的文件會有蓋轉遞章嗎？

公證文件在當事人簽名或公証律師簽名後，均會協助提交給中國法律服務(香港)有限公司加蓋轉遞章。 工作完成後提供給當事人的文件是有蓋藍色的“轉遞專用章”。

問40 我辦理了《確認身份為同一人聲明書》， 律師樓給了一份正本和一份副本，公證文件副本是原件嗎？

公證文件基礎的文本數量為兩份包括一正本和一副本。副本也是原件。之所以有文件副本的安排需要追溯到中國委托公證制度的建立。中國委托公證制度建立於香港回歸中國前的1981年，當時中港文件交流沒有特定的機制，香港居民和香港公司到內地辦理事務的文件公證後，客戶取得一份正本，另一份副本直接寄往內地的用文機構。當事人前去內地機構時，办事機構和當事人雙方核對各自持有的文件一致即可辦理事務。

 

隨著香港回歸中國，中港信息交流的順暢和互聯網的發展，現行的委托公證文件制度除了特定重要個人文件（如香港居民去內地結婚的聲明書，申請內地親人到港定居的聲明書等或內地用文機構特別要求將副本直接轉遞的）仍然保留將副本直接寄到內地用文機關之外，極大部分的委托公證文件（如《確認身份為同一人聲明書》/《香港結婚證明》/《公司董事決議證明》等）工作完成後全數文本會交由當事人領取。而委托公證文件分為正本和副本的傳統文件安排就一直保留。

問41 我到律師行由律師見證簽署《確認身份為同一人聲明書》後，當場就可以領取公證文件嗎？

公證文件不能當場領取。當事人完成《確認身份為同一人聲明書》文件簽名後， 委託公証人團隊還需要將文件提交給中國法律服務(香港)有限公司申請蓋轉遞專用章， 一般需要2-3個工作日完成蓋轉遞專用章。

問42 我是持單程證到香港定居的，我想做《確認身份為同一人聲明書》，需要提供什麼文件？

需要提供的文件如下：
a.首次前往港澳通行證 (即“單程證”) (原件面簽時提交复印)
b.香港居民身份證   (原件面簽時提交复印)
c.港澳居民來往內地通行證 (即“回鄉證”) (原件面簽時提交复印)
d.中國內地居民身份證 (只需提供複印本)。

問43 我是持工作簽證到香港定居的，我想做《確認身份為同一人聲明書》，需要提供什麼文件？

需要提供的文件如下：
a.香港永久性居民身份證   (原件面簽時提交复印)
b.港澳居民來往內地通行證 (即“回鄉證”) (原件面簽時提交复印)
c.中國內地居民身份證 (只需提供複印本)
d.註銷內地戶口證明文件 (只需提供複印本) 。

問44 我用內地身份證在內地登記結婚， 育有一個5歲兒子，已離婚。和前夫簽訂有孩子撫養協議。 其後我用單程証到香港成為香港永久性居民。我到香港後更改了我的姓名。現因前夫沒有支付孩子贍養費，我要以監護人的名義委託內地律師在法院追討贍養費。我需要做什麼文件可以委託內地律師起訴呢？

由於內地結婚證和離婚協議是用內地身份證明文件簽訂的，建議當事人考慮：
首先，做一份《確認身份為同一人聲明書》， 確認離婚協議下的內地身份證"你"和現在香港身份證的"你"是同一人。 就《確認身份為同一人聲明書》， 當事人需要提供下列基礎文件：
a.首次前往港澳通行證 (即“單程證”) 
b.香港永久性居民身份證  ；
c.港澳居民來往內地通行證 (即“回鄉證”) ；
d.中國內地居民身份證 ；
e.改名契；
委託公證人需要寫信去改名律師行確認改名契的真實性。

 

其次，如果改名契是英文的， 建議做一份改名契的《中外文譯本相符証明》的公證文件。

 

第三，當事人需要以監護人的身份做一份委託書，委託內地律師代理訴訟。 就委託書， 當事人需要提供下列基礎文件：
a.離婚協議（文件顯示當事人對兒子有監護權）；
b.兒子出生證明；
c.兒子身份證明文件；
d.當事人的香港永久性居民身份證；
e.當事人的港澳居民來往內地通行證 (即“回鄉證”)。

問45 我要去內地購買物業申請貸款，內地銀行要求提供文件證明我婚姻家庭情況的文件。我是未婚，需要做什么類型的文件呢？

建議做一份《婚姻及家庭狀況聲明書》。因當事人在香港從未結婚，當事人需先在香港婚姻登記處申請無婚姻記錄證明書， 取得證明書原件後在約律師簽聲明書。同時無婚姻記錄證明書必須是發出之日起3個月內。

問46 我要去內地購買物業申請貸款，內地房產部門要求做一份證明我的婚姻家庭情況的文件。我是在香港結婚，婚後在香港有改姓名，沒有子女，如何做《婚姻及家庭狀況聲明書》呢？

當事人除了提供本人證件外， 還需要提供香港結婚證明和配偶證件。由於當事人有改名，需要提供改名契原件給委託公証人複印。

 

在安排簽署《婚姻及家庭狀況聲明書》之前，委託公証人需要向協助當事人改名的律師行發出問詢函。 收到律師行書面回复確認改名契是真實後，才會安排當事人簽《婚姻及家庭狀況聲明書》。文件前期準備工作時間較長， 當事人需要預留時間。

 

另外當事人可能有如下额外增加的费用：a. 協助當事人改名的律師行發出改名契是真實的確認函，一般會向當事人收取服務費； b. 如果改名契是英文的，當事人可能需要支付費用，做一份改名契《中外文譯本相符証明》的公證文件。

問47 我在香港結婚，婚後有2個子女，其後在香港法庭離婚。離婚後一直未結婚。如何做《婚姻及家庭狀況聲明書》呢？

當事人除了提供本人和子女的證件外，還需要提供離婚文件的香港法庭紅色蓋印原件。離婚文件必須是香港法庭的【最後和絕對的判令】， 而非【暫準判令】。

 

另外，在簽署《婚姻及家庭狀況聲明書》之前，當事人需提前在香港婚姻登記處申請無婚姻記錄證明書， 取得證明書原件，證明當事人在離婚後沒有再結婚。

 

如果離婚文件是英文的，有可能需要支付費用，做一份離婚文件的《中外文譯本相符証明》公證文件。

問48 我的父親是香港居民，在香港去世，在移居香港前用內地身份證在內地購買了一個物業，我現在要繼承內地遺產，要為父親辦理《確認身份為同一人聲明書》，可以嗎？

《確認身份為同一人聲明書》是當事人親自在公證人面前簽署聲明，確認聲明書的內容。該文件不適用於已去世香港居民的個案。對於已去世的個案，建議辦理《親屬關係及遺囑狀況聲明書》，由繼承人在文件中進行確認。

問49 我想去深圳買物業，深圳市對於香港居民購買首套物業給予契稅優惠，我要做什麼文件可以享受優惠呢？

可以做《婚姻及家庭狀況聲明書》公證文件，清楚列明家庭成員姓名和證件號碼，並提供證件複印件。深圳政府機關可根據文件查冊家庭成員在深圳是否在深圳擁有物業，從而確認買家是否屬於購買首套物業。

問50 我在香港登記結婚，夫妻均是內地人，現在需要將我們夫妻從家庭戶口簿內分拆出來獨立立戶，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證， 可以做嗎？ 需要提供什麼文件？

夫妻任何一方均可作為委托人申請辦理《登記結婚證明》。工作的前提條件是夫妻任何一方需到香港親自委托辦理。為辦理《登記結婚證明》 需要提供的文件如下（適用夫妻均是內地人）： 
a.香港結婚證書(原件會面时提交复印)；
b.委托人港澳居民來往內地通行證及入境香港小白條(原件會面时提交复印)
c.委托人內地身份證複印件
d.委托人配偶內地身份證複印件
e.委托人和配偶二寸藍底證件照 各二張。

問51 我是內地人，丈夫是德國人，持德國護照，在香港登記結婚。現在丈夫需要在上海辦理常住人口居住證，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證， 需要提供什麼文件？

如以丈夫為委托人，首先需要安排丈夫入境香港。為辦理《登記結婚證明》，同時需要提供文件如下（適用委托人持外國護照）：
a.香港結婚證書(原件會面时提交复印)；
b.委托人外國護照及入境香港小白條(原件會面时提交复印)；
c.委托人配偶内地身份證複印件；
d.委托人和配偶二寸藍底證件照 各二張。

問52 我是香港永久居民，妻子是內地人，在香港登記結婚。現在需要向內地部門為妻子申請單程證到香港團聚，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證。我需要提供什麼文件及有沒有特別需要留意的步驟？

如以丈夫（香港永久居民） 為委托人，丈夫需要親自在港委托辦理。同時為辦理《登記結婚證明》，需要提供文件如下：
a.香港結婚證書(原件會面時提交复印)；
b.委托人香港身份證(原件會面时提交复印)；
c.委托人回鄉證(原件會面时提交复印)；
d.委托人配偶内地身份證複印件；
e.委托人和配偶二寸藍底證件照 各二張。

 

為妻子申請單程證到香港團聚目的辦理的《登記結婚證明》，內地政府部門有可能需要將《登記結婚證明》副本直接寄給內地機構，因此委托人需先問清楚是否有這個要求。如有，需提供文件副本接收機構的收件信息。

問53  我是內地人，丈夫是香港永久居民，離婚後和我結婚。丈夫在前段婚姻有2個子女。我和丈夫在內地聯名持有2個物業。現在丈夫被診斷為癌症晚期在香港住院，不能離開香港。丈夫同意把內地2個物業上的權益無償轉讓給我，我是否需要辦委托公証的《授權書》？

可以安排丈夫在香港在中國委托公証人面前簽署一份《授權書》，同意把內地2個物業上的權益無償轉讓給妻子並授權妻子到內地房地產登記部門辦理產權變更登記手續。由於丈夫已在香港住院，需要家人請醫生出具醫學證明，確認丈夫的身體狀態適合處置自己的財產及適合簽署法律文件。其後才簽委托公証的《授權書》及安排《授權書》到中國法律服務（香港）有限公司蓋轉遞章。

問54 我是香港永久居民，妻子是內地人，沒有香港身份證，兒子在香港出生。現兒子要在內地上學，學校要求提供小朋友的出生公證，我要辦什麼委托公証文件？

需要辦《香港出生證明》。如以父親為委托人，父親需要親自在港委托辦理。為辦理《香港出生證明》，需要提供文件如下：
a.子女香港出生登記證明(原件會面时提交复印)；
b.子女香港永久居民身份證(原件會面时提交复印)；
c.子女港澳居民來往內地通行證即“回鄉證”(原件會面时提交复印)； 
d.父親香港永久居民身份證（原件會面时提交复印)）；
e.母親中華人民共和國居民身份證（提供复印件）。

 

以子女內地上學目的辦理的《香港出生證明》，內地政府部門需要將《香港出生證明》副本直接寄給內地收文機構。委托人需先問清楚文件副本接收機構的收件信息。

問55 我是香港永久居民，2016年在香港結婚， 2023年在香港地區法院離婚， 有一個子女； 現在單身； 我要在深圳買房， 如何做《婚姻及家庭狀況聲明書》？

辦理內地買房用的《婚姻及家庭狀況聲明書》，首先需要當事人申請一份香港婚姻登記處出具的【無婚姻記錄證明書】(日期必須是辦理公証之日起前3個月內)；同時委託人需要提供：
a.香港永久居民身份證(原件面簽时提交复印)；
b.回鄉證(原件面簽时提交复印)；
c.香港法庭簽發的暫准判令轉為絕對判令證明書(原件面簽时提交复印)；
d.子女永久居民身份證和回鄉證(原件面簽时提交复印)
e.子女出生證明(原件面簽时提交复印)。

农村宅基地是內地農村特有的一種土地制度，土地性質屬於集體土地，所有權歸集體所有。宅基地擁有人對土地有使用權，但沒有所有權，因此內地宅基地的轉讓/贈與是受限制的。轉讓/贈與需要符合特定的條件包括： 
a.經本村村民委會同意；
b.轉讓人和受讓人同為本村村民；
c. 宅基地使用權需要和地上建築物一併轉讓。

 

本案中，劉婆婆需要先取得村民委會證明，確定劉婆婆和劉大爺是同村的人，同時在證明中也需確認村民委會同意劉婆婆向劉大爺贈與宅基地； 取得內地證明後，劉婆婆可以在香港面簽《贈與書》。